Das ServicePortal & die BoardMe‑Suite

Einführung ins ServicePortal

Das ServicePortal ist die zentrale Sammlung digitaler Helfer („MicroApps") von lohnConsult – direkt im Browser, ohne Installation.

Das ServicePortal erreichen Sie über die Website www.amandi.pro → ServicePortal. Es bündelt kleine, spezialisierte Anwendungen, mit denen Mandanten und deren Mitarbeiter Daten selbst erfassen, prüfen und bereitstellen können – etwa das Onboarding neuer Firmen und Mitarbeiter, Berechnungen (Firmenwagen, Mutterschaftsgeld …) oder Status­prüfungen (Minijob, Praktikant, kurzfristige Beschäftigung).

Für wen ist das Portal gedacht?

• Mandanten (Arbeitgeber): erfassen Firmen‑ und Mitarbeiterdaten strukturiert und übermitteln sie sicher an lohnConsult.
• Mitarbeiter: tragen ihre persönlichen Angaben im Onboarding selbst ein.
• lohnConsult: erhält die Daten importfertig für die Lohnabrechnung im LohnManager.

Zugang: öffentlich oder geschützt

Das Portal selbst ist öffentlich – die Kacheln sind für jeden sichtbar. Ein Login erscheint erst beim Öffnen einer geschützten App (Firmennummer + Kennwort). Manche Apps sind als ÖFFENTLICH markiert und lassen sich ohne Login nutzen.

Navigation, Kategorien und Suche

Jede App wird als Kachel dargestellt – mit Symbol, Kategorie, Titel, Kurz­beschreibung und einer Aktions­schaltfläche (z. B. Öffnen oder Ausfüllen). Über die Kategorie‑Chips (Verträge · Anleitungen · Berechnungen · Status · Bescheinigungen · Sonstige) filtern Sie die Liste; das Suchfeld „Anwendung starten…" findet Apps per Stichwort.

Die MicroApps im Überblick

Ein kompakter Überblick über alle Anwendungen und ihren Zweck. Die BoardMe‑Apps werden in den Kapiteln 3–5 ausführlich behandelt.

BoardMe – Fragebogen für Neumandanten

Mit BoardMe richtet ein neuer Mandant sein Lohnbuchhaltungs‑Mandat ein: alle Firmendaten strukturiert erfassen, Unterlagen hochladen und alles sicher an lohnConsult senden.

3.1 Art des Mandats

Zu Beginn wählen Sie zwischen „Bestehende Firma (Übernahme)" und „Neugründung". Bei einer Neugründung entfallen automatisch der Vorberater und die Abschnitte zu bestehenden Lohnunterlagen.

3.2 Unterlagen hochladen & Felder automatisch füllen (KI‑Auslese)

Optional laden Sie vorhandene Unterlagen hoch – z. B. Steuerbescheid, Gewerbe­anmeldung, Bescheid der Berufs­genossenschaft oder einen Bankbeleg (PDF oder Foto). Die KI liest die Dokumente aus und schlägt passende Werte vor. Sie prüfen jeden Vorschlag und übernehmen ihn per Klick.

3.3 Die Abschnitte im Detail

BoardMe führt strukturiert durch alle nötigen Angaben:

1. Firmierung & Kontakt – vollständiger Firmenname, Anschrift, Betriebs­nummer, Ansprechpartner, E‑Mail, ggf. Vorberater.
2. Bankverbindung – Kontoinhaber, Bank, IBAN und die Zahlungsweise an lohnConsult.
3. Steuerliche Erfassung – zuständiges Finanzamt, Steuernummer, Zahlungsweise und Rhythmus der Lohnsteuer­meldung.
4. Berufsgenossenschaft – BG, Mitglieds‑ und Unternehmens­nummer, Gefahr­tarifstelle und PIN.
5. Krankenkasse – Zahlungsweise der Beiträge.
6. Finanzbuchhaltung – Kontenrahmen, Berater‑Nummer, FIBU‑Software und Sachkontenlänge.

3.4 SEPA‑Firmenlastschrift‑Mandat

Wählen Sie bei der Zahlung „Bankeinzug", erscheint das SEPA‑Firmenlastschrift‑Mandat. Sie können es direkt digital unterschreiben (mit Maus/Finger) oder als PDF herunterladen. Die Bankdaten aus Abschnitt 2 sind bereits vorausgefüllt; das unterschriebene Mandat wird als 3‑seitiges PDF erzeugt und mitgesendet.

3.5 Checkliste & Unterlagen‑Upload

Bei einer Übernahme erfassen Sie die vom Vorberater benötigten Lohnunterlagen. Laden Sie die Datei rechts direkt hoch – die Zeile wird automatisch angehakt. Ganz unten können zusätzlich weitere Dokumente als PDF/ZIP mit eigener Bezeichnung angehängt werden.

3.6 Senden

Mit „Formular an lohnConsult senden" werden alle Angaben, das SEPA‑Mandat und die hochgeladenen Dokumente in einem Schritt übermittelt – ganz ohne E‑Mail‑Programm. Vorher prüft die App die Pflichtfelder; fehlt etwas, wird es rot markiert.

BoardMe (MA) – Onboarding für Mitarbeiter

Neue Mitarbeiter erfassen ihre persönlichen Daten selbst. Aus den Angaben entsteht automatisch eine Sammel‑Excel im LohnManager‑Importformat.

4.1 Dokumente hochladen – Felder automatisch füllen

Der einfachste Start: Der Mitarbeiter lädt eine alte Lohnabrechnung oder Ähnliches hoch (auch Ausweis, Sozialversicherungs­ausweis, Steuer‑ID‑Schreiben). Die KI erkennt Name, Geburtsdaten, Anschrift, Steuer‑IdNr., Renten­versicherungs­nummer, IBAN usw. und schlägt sie zur Übernahme vor.

4.2 Die Abschnitte

1. Persönliche Daten – Anrede, Familien‑ und Vorname, Geburtsdatum/-ort, Staats­angehörigkeit, Kontakt.
2. Anschrift – Straße, Hausnummer (+ Zusatz), PLZ, Wohnort, Bundesland.
3. Bankverbindung – Kontoinhaber, IBAN, BIC (für die Gehaltszahlung).
4. Steuer – Steuerklasse, Kinderfreibetrag, Konfession, Familienstand, Steuer‑Identifikations­nummer.
5. Sozialversicherung – Eltern­eigenschaft, private Versicherung, Krankenkasse, Renten­versicherungs­nummer.
6. Beschäftigung & Status – Status, Ausbildungs­verhältnis, geplante Wochen­arbeitszeit, weitere Arbeitgeber.

4.3 Weitere Dokumente / Nachweise

Ganz unten lassen sich Nachweise als PDF/ZIP mit eigener Bezeichnung anhängen – z. B. Immatrikulations­bescheinigung (Studierende) oder Renten­befreiungs­antrag (Minijob).

4.4 Ergebnis: Sammel‑Excel im Importformat

Beim Senden hängt der Server die Angaben als eine Zeile an eine wachsende Sammel‑Excel im LohnManager‑Importformat (104 Spalten) an und schickt alles an lohnConsult. Umlaute und führende Nullen (z. B. PLZ „07…“, Ländercodes) bleiben dabei als Text erhalten. Details zum Format in Kapitel 6.

BoardMe (Bulk) – Bestandsmitarbeiter übernehmen

Für die Übernahme ganzer Belegschaften: eine vorhandene Mitarbeiter‑Excel hochladen, die Spalten zuordnen und daraus die fertige Import‑Datei erzeugen.

5.1 Schritt 1 – Excel hochladen

Laden Sie Ihre Liste als .xlsx, .xls oder .csv hoch. Sie wählen bei Bedarf das Tabellenblatt und die Kopfzeile; die App erkennt dann Spalten und Datenzeilen. CSV‑Dateien werden korrekt als UTF‑8 gelesen, sodass Umlaute erhalten bleiben.

5.2 Schritt 2 – Spalten zuordnen

Hier ordnen Sie links Ihre Quellspalte dem rechts stehenden Zielfeld (unser Format) zu. Vieles wird automatisch erkannt (Badge auto). Offene, nicht zugeordnete Felder sind rot markiert (offen). Über die Kopfzeile lässt sich nach Status sortieren („Offene zuerst") und filtern; eine Statuszeile zeigt zugeordnete/offene Felder und ungenutzte Quellspalten.

Automatische Wert‑Umschlüsselung

Ist „Werte automatisch umschlüsseln" aktiv, wandelt die App Klartext in die passenden Codes um – z. B. Anrede (Frau→2, Herr→1), Geschlecht (→M/W), Familienstand, Krankenkasse (Name→Schlüssel), Staatsangehörigkeit (deutsch→000), Bundesland sowie Datumsangaben (→TT.MM.JJ). Aus einer deutschen IBAN werden zusätzlich Bank‑ und Kontonummer abgeleitet.

5.3 Zuordnungs‑Profile speichern & laden

Eine einmal erstellte Zuordnung lässt sich als benanntes Profil speichern und später mit einem Klick wieder laden – die Profile sind öffentlich für alle abrufbar. So muss ein wiederkehrendes Export‑Format (z. B. aus einem bestimmten Vorsystem) nur einmal zugeordnet werden.

1. Zuordnung erstellen (automatisch + manuell verfeinern).
2. Rechts einen Profilnamen eingeben (z. B. „DATEV‑Export") und „Als Profil speichern" klicken.
3. Beim nächsten Mal das Profil aus dem Dropdown wählen und „Profil laden" – die Zuordnung wird über die Spaltennamen auf die aktuelle Datei angewendet.

5.4 Schritt 3 – Vorschau, Dokumente & Senden

Die Vorschau zeigt die ersten Mitarbeiter im Zielformat. Optional hängen Sie vorhandene Lohn­dokumente an. Dann erzeugen Sie die Import‑Excel zum Download und/oder senden sie (mit den Dokumenten) direkt an lohnConsult.

Das LohnManager‑Importformat

Sowohl das Mitarbeiter‑Onboarding als auch die Bulk‑Übernahme erzeugen Dateien im selben Importformat – 104 Spalten, exakt wie vom LohnManager erwartet.

Das Zielformat ist eine Tabelle mit 104 Spalten. Ein Teil davon liefert der Mitarbeiter bzw. der Mandant selbst; der große Rest sind Lohn‑Konfigurationsfelder, die lohnConsult im LohnManager ergänzt. Alle Werte werden als Text geführt, damit führende Nullen und Codes erhalten bleiben.

6.1 Vom Mitarbeiter/Mandanten gelieferte Felder

6.2 Felder, die das Lohnbüro ergänzt

Diese bleiben in der erzeugten Datei zunächst leer: Beitragsgruppen (KV/RV/AV/PV), Personengruppe, Tätigkeits‑ und Ausbildungs­schlüssel (TTS‑*), Gefahrtarif (GTS/BG‑Nr.), Faktoren, Einsteuerung, „Anzahl Monat"-Felder, Eintritts‑/Austritts­datum, Firmen‑ und Personal‑Nummer u. a. Sie werden im LohnManager passend zur Beschäftigung gesetzt.

Verwaltung & Freischaltung

Wie das Portal Zugriff steuert und wie neue Apps verfügbar werden – kurz und praxisnah.

7.1 Öffentlich vs. geschützt

Das Portal ist frei sichtbar. Beim Öffnen einer geschützten App erscheint ein Login (Firmennummer + Kennwort). Als ÖFFENTLICH markierte Apps sind ohne Login nutzbar. Welche App welchen Zugang hat, legt lohnConsult fest.

7.2 Admin‑Bereich (nur lohnConsult)

Im Admin‑Bereich verwaltet lohnConsult die Mandanten und deren Umfang – also welche Apps ein Mandant nutzen darf. Dort lassen sich Apps je Mandant dauerhaft freischalten, befristete Test‑Zugänge vergeben und Apps öffentlich schalten.

7.3 Neue Apps stehen automatisch bereit

Neu entwickelte MicroApps werden im zentralen App‑Katalog registriert und erscheinen dadurch automatisch im Admin‑Bereich zur Freischaltung – ohne weiteren Programmier­aufwand. So wächst das Portal, ohne dass an mehreren Stellen nachgepflegt werden muss.

Datenschutz & Sicherheit

Der Umgang mit Ihren Daten und Dokumenten – transparent zusammengefasst.

• Zweckbindung: Die erfassten Angaben werden ausschließlich zur Lohnabrechnung durch lohnConsult verwendet.
• KI‑Auslese: Hochgeladene Dokumente werden für die Erkennung nur verarbeitet, nicht dauerhaft gespeichert und nicht protokolliert. Der Zugriff auf die KI erfolgt serverseitig; Zugangs­schlüssel liegen nie im Browser.
• Übermittlung: Der Versand an lohnConsult erfolgt über einen gesicherten Server‑Weg (SMTP über das lohnConsult‑Postfach). Zusätzlich wird jeder Eingang sicher, zugriffs­geschützt auf dem Server abgelegt.
• Transport: Die Apps werden über HTTPS betrieben.
• SEPA‑Mandat: Die elektronische Mandats­erteilung ist rechtlich zulässig; für das Firmen­lastschrift­verfahren (B2B) kann Ihre Bank zusätzlich das im Original unterschriebene Mandat verlangen.
• Lokale Verarbeitung: Prüf‑Assistenten (z. B. Status/Kurzfristige Beschäftigung) rechnen im Browser; Eingaben bleiben dort, solange nichts gesendet wird.

Häufige Fragen & Problemlösung

Die wichtigsten Stolpersteine – und wie Sie sie schnell beheben.

Beim Öffnen einer App erscheint die Startseite statt der App

Meist ein Zwischenspeicher‑Effekt: War eine App‑Datei kurzzeitig nicht verfügbar, hat der Browser die Startseite unter dieser Adresse gemerkt. Laden Sie die Seite mit Strg + F5 neu (harter Reload). Bleibt es bestehen, Browser‑Cache für die Seite leeren.

Die KI erkennt nichts / falsche Werte

Verwenden Sie ein gut lesbares Dokument (klares Foto/Scan, gerade ausgerichtet). Die KI macht Vorschläge – prüfen Sie diese immer und korrigieren Sie bei Bedarf. Nicht erkannte Felder tragen Sie einfach manuell ein.

Umlaute werden im Upload falsch angezeigt

Bei CSV‑Dateien am besten UTF‑8 verwenden. Die Bulk‑App liest CSV bereits als UTF‑8; falls Ihr Vorsystem anders exportiert, speichern Sie die Datei als „CSV UTF‑8" oder als echtes .xlsx.

In der Bulk‑Zuordnung sind viele Felder rot/„offen"

Das ist normal (siehe Kapitel 5.2): Lohn‑Konfigurationsfelder liefert kein Mandant. Über „Sortierung → Offene zuerst" sehen Sie gezielt, was noch fehlt; die Statuszeile zeigt „ungenutzte Quellspalten".

Datei/Anhänge zu groß

Der Versand ist auf ca. 20 MB Gesamt‑Anhänge begrenzt. Große Scans vorher verkleinern oder als ZIP zusammenfassen. Für sehr große Sammel‑Importe die Import‑Excel herunterladen und separat übermitteln.

Kann ich eine Zuordnung wiederverwenden?

Ja – speichern Sie sie in der Bulk‑App als Profil (Kapitel 5.3). Profile sind für alle abrufbar und passen auf jede gleich benannte Datei.

Muss ich alle Felder ausfüllen?

Nein. Pflichtfelder sind markiert; fehlt eines, weist die App vor dem Senden darauf hin. Alles Weitere ergänzt lohnConsult.

Glossar

Wichtige Fachbegriffe kurz erklärt.